Konferencje, sympozja i kongresy, to prestiżowe wydarzenia, których organizacja wymaga często wielomiesięcznych przygotowań. W trakcie planowania imprezy należy skoordynować wiele działań, nie zapominając o detalach, takich jak obsługa techniczna. Pol-Kongres Projekt od wielu lat pomaga w organizacji tego typu wydarzeń, służąc wsparciem, fachową poradą i profesjonalnym zapleczem.
W praktyce organizacja konferencji, sympozjów czy kongresów, w których uczestniczą znamienite osoby: naukowcy, przedstawiciele świata biznesu i sztuki, politycy czy inni prominenci, to bardzo skomplikowany proces. Przygotowania zazwyczaj zaczyna się od określenia celu imprezy oraz sporządzenia budżetu. Następnie należy zadbać o lokalizację, catering oraz promocję wydarzenia. Pozostaje jeszcze ustalenie, jak powinna wyglądać obsługa techniczna wydarzenia. To właśnie na tym etapie najczęściej wspieramy naszych klientów, podpowiadając im, jakie rozwiązania będą najbardziej stosowne do danych okoliczności.
Obsługa techniczna kluczem do sukcesu
Dysponujemy profesjonalnym i bogatym zapleczem do obsługi konferencji i sympozjów. Organizatorzy oficjalnych wydarzeń korzystają z naszych systemów nagłaśniających, oświetleniowych oraz multimedialnego sprzętu do prezentacji. Obsługa techniczna wydarzenia stanowi istotne ogniwo całego przedsięwzięcia, a od jej jakości zależy, czy wydarzenie zostanie zaliczone w poczet udanych imprez.
Posiadamy rzutniki, projektory, ekrany, laptopy, plazmy, monitory LCD i odtwarzacze, które uświetnią wystąpienia prelegentów. Z kolei systemy nagłośnieniowe wysokiej klasy sprawią, że szacowni goście konferencji czy kongresu będą mogli bez przeszkód wysłuchać kolejnych prelekcji. Wydarzenia takie jak konferencje czy sympozja to także spotkania, podczas których, w jednym miejscu spotykają się i wymieniają spostrzeżeniami specjaliści z różnych stron świata. Swobodną komunikację oraz zrozumienie ułatwią nasze systemy do tłumaczenia symultanicznego. Nie zapominamy o odpowiedniej oprawie wydarzenia. Szczególne znaczenie w tym przypadku może mieć oświetlenie mównicy oraz całej sali.
Kulturalny i pomocny personel
Obsługa techniczna to jednak nie tylko sprzęt, ale i ludzie, którzy nad nim czuwają. Nasi pracownicy od wielu lat towarzyszą organizatorom w trakcie wydarzenia, trzymając pieczę nad prawidłowym przebiegiem prezentacji. Nasz personel dyskretnie zawiaduje urządzeniami, na bieżąco monitorując ich pracę oraz błyskawicznie reagując na potrzeby uczestników i gości, związaną z jakością przekazu. Sprzęt montujemy jeszcze przed rozpoczęciem konferencji, sympozjum czy kongresu tak, żeby wszystko było gotowe przed przybyciem na miejsce uczestników wydarzenia. Po zakończeniu konferencji szybko demontujemy sprzęt i zabieramy go z wynajętej przez organizatora sali. Nasi pracownicy są zawsze ubrani stosownie do okazji i starają się nie rzucać w oczy podczas obsługi przedsięwzięcia. Organizatorzy oraz goście mogą się jednak do nich zwrócić o pomoc w każdym momencie – nasz przeszkolony personel szybko upora się z każdym problemem, a w razie potrzeby, zapanuje także nad kryzysową sytuacją.
Doświadczenie
Obsługą techniczną imprez zajmujemy się od 20 lat, a o jakości naszych usług świadczą setki zadowolonych klientów. Na przestrzeni lat zaufaniem obdarzyło nas wiele firm, instytucji oraz organów administracji państwowej. W naszym portfolio znajdziecie Państwo także wydarzenia pod patronatem najwyższych władz państwowych, w tym Prezydenta RP, czy Kancelarii Sejmu. Byliśmy m.in. współorganizatorem konferencji Trójkąta Weimarskiego, z udziałem głów państwowych oraz dygnitarzy; obchodów jubileuszowych Uniwersytetu Wrocławskiego czy Międzynarodowego Festiwalu Filmowego Nowe Horyzonty. W trakcie każdego typu wydarzenia kierujemy się naszą dewizą: “podstawowym kryterium zadowolenia klienta po zrealizowanej usłudze jest JAKOŚĆ wykonania tej usługi”. Wierzymy, że miarą sukcesu oraz zadowolenia naszych klientów jest sumienność i rzetelność, które stoją u podstaw całej naszej działalności.